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Ausschreibung von Dienstleistungen im FM

Den Teilnehmerinnen und Teilnehmern werden im Seminar der Aufbau und die Vorgehensweise für eine optimale Ausschreibung von FM-Dienstleistungen für die privatwirtschaftliche Beschaffung vermittelt. Gleichzeitig wird aufgezeigt, wie die Interessen und Zielsetzungen des Auftraggebers bei der Vorbereitung der Ausschreibung und während der Vergabe am besten umgesetzt werden können. Abschließend werden die Herausforderungen und Besonderheiten der Implementierung benannt und dargestellt, welche Punkte bei einer erfolgreichen Implementierung zu berücksichtigen sind.

Inhalt

Beschaffungsstrategische Überlegungen

Darstellung der unterschiedlichen Beschaffungsstrategien; Vor- und Nachteile der jeweiligen Strategie in Bezug auf die Beschaffung von Facility Services

Bedarfsmanagement - Aufnahme und Feststellung der notwendigen Bedarfe in Bezug auf

  • bestehende Vertragsunterlagen
  • bestehende Leistungsverzeichnisse
  • aktuelle und zukünftige Nutzeranforderungen
  • bestehendes FM-Organisationsmodell / Betreibermodell

Beschaffungskonzeption

Einbindung der bestehenden Verträge, Erstellung einer Vertragsübersicht und Abgleich mit Nutzerbedarfe / Anforderungen; Ermittlung der Datengrundlagen; zeitliche Projektierung des Beschaffungsprozesses; Leistungs- und Portfoliogliederung, Gliederung der Ausschreibungsunterlagen; Erstellung einer Auftragswertschätzung. 

Beschaffungsvergabe

Auswahl leistungsfähiger FM-Unternehmen; Vor- und Nachteile von Präqualifi - kationsverfahren; Umgang mit Bieterfragen; Möglichkeiten der qualitativen und quantitativen Angebotsauswertung von Regel- und Sonderleistungen; Durchführung von Vergabeverhandlungen; Aspekte einer guter Bietergesprächs- und Verhandlungsführung; Inhaltliche Vertragsgestaltung; Eleminierung von Schwachstellen.

Inhalte der Ausschreibung

Inhaltsverzeichnis der Gesamtausschreibungsunterlagen; Aspekte eines guten FM-Vertrages; Inhalte der Leistungsbeschreibung; Inhalte des Leistungsverzeichnisses; Anlagen zu den Ausschreibungsunterlagen; „Tricks“ für die optimierten Ausschreibunsunterlagen

Implementierung & Start-up

Aspekte einer guten Implementierung von Facility Services – Darstellung der wesentlichen Phasen der Implementierung, Aufstellung eines typischen Projektplans zur Implementierung; Vermeidung umfassender Nachträge; Aspekte der laufenden Leistungskontrolle und partnerschaftliche Steuerung des Dienstleisters.

Zielgruppe

Einkäufer, Ingenieure, Immobilienverwalter, Facility-Manager

Referent

Dipl.-Kfm. (FH) Thomas Gramke verfügt als gesch.ftsführender Gesellschafter der ISFM – Institut für Site und Facility Management GmbH – sowie Lehrbeauftragter der FH Münster– Masterstudiengang Facility Management – über langjährige Erfahrung in der Beschaffung, Bewertung und Steuerung von Facility Services. Gestartet als Auszubildender bei einem der führenden nationalen FM-Dienstleister sammelte er jahrelange Erfahrung in der operative Implementierung und ganzheitlicher Steuerung von Facility Services sowie dem internationalen Vertrieb von FM, bevor er 2012 zur ISFM GmbH wechselte.